home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ QRZ! Ham Radio 4 / QRZ Ham Radio Callsign Database - Volume 4.iso / files / races / misprps.txt < prev    next >
Text File  |  1994-11-27  |  9KB  |  161 lines
  1. Page  1                                                           
  2.                                                                   
  3.                MISPRPS    Version 1 .3     3/1/92
  4.  
  5.  
  6.  
  7. Subject: PUBLIC RELATIONS/PRESS [Category MIS] 
  8.  
  9. PRESS - PUBLIC RELATIONS FOR HAMS
  10. An address by PAUL W. GIRARD, Contra Costa County R.A.C.E.S.
  11. Emergency Response Institute October 27, 1990 - San Ramon, CA
  12. The theme of the Fourth Emergency Response Institute has been
  13. centered around the "Changing Role of Amateur Radio in the
  14. 1990's." There have been changes, and there will be more. It
  15. isn't going to be over until the fat lady sings and she isn't
  16. nearly in top form ... yet!Yesterday, when the role change was
  17. mentioned by one speaker, it brought a kind and gentle, but firm,
  18. rebuke from one of the "elder statesmen" of the Amateur Radio
  19. community. He reminded us that our task was to provide
  20. communications when no other way was feasible, and that when
  21. "ham" operators were no longer necessary, they should, in effect,
  22. "go home."
  23. In the final analysis, when we are no longer necessary to an
  24. event maybe we ought to fade into the woodwork.On the other hand,
  25. maybe the Ham operators ought to openly display a multifaceted
  26. talent pool.We heard about the exploits of one Ham, a mechanic,
  27. who saved the bacon of a California Department of Forestry and
  28. Fire Protection engine crew with fuel pump problems in the middle
  29. of a fire. We heard reports of another group of hams who fixed
  30. the antenna system of a city in trouble. They fixed the problem
  31. under adverse conditions, and got the city back on track.Some
  32. newspaper editors used to have `hot flashes' when a local ham
  33. made contact with King Hussein of Jordan, who is a ham operator.
  34. Golly, there would be pictures and bylined stories, and all sort
  35. of stuff.During hurricanes, and floods, in remote parts of the
  36. world in which local hams were active, we used to be able to
  37. pickup 5 to 20 inches of copy. No more!
  38. The point is that the world is looking at ham radio from a new
  39. perspective. Hams have had their play, and until new Mt.
  40. Everest's have been conquered and we can tell our story in terms
  41. that are understood, hams in today's news environment need a "new
  42. peg" in order to make the news pages. We need to tell our story.
  43. The story of the good we do. The story of the public services we
  44. perform, with new and enlightened vigor, and patience.
  45. Remember a few minutes ago when I told you about my public
  46. utility feeding the press pablum? That's what we have to do. Only
  47. ours needs to be oats and honey and perhaps a pint of warm
  48. cream.So how do we perform this miracle? "It ain't gonna be easy
  49. McGee," as Molly used to tell the Fibber.  But it can be done!
  50. What we are fooling with here is the basis for a textbook case in
  51. public relations. We don't need new twists in the PR aspects, it
  52. is just that we have to understand the need to tell a complicated
  53. electronics story in terms that a person with a seventh grade
  54. education can understand. Preferably with pictures. Remember the
  55. old Chinese proverb...."A picture is worth one thousand words?"
  56. If we can successfully "sell" a picture before it is taken, then
  57. we have the basis for a "photo opportunity." All we need to do is
  58. get hold of the local newspaper, radio and television station and
  59. tell them in graphic terms what is about to come down...or what
  60. is happening.I have gotten the horse before the cart...but I have
  61. not left the barn door open. Good public relations for Amateur
  62. Radio begins by cultivating the press. That is accomplished by
  63. careful care and feeding. Very short telephone calls -- or
  64. personal -- conversations with the City Desk, or Assignment Desk
  65. of the local newspaper or TV, or radio station.That conversation
  66. might go something like this:Ham: "Hi. This is Joe Doakes. I am
  67. an amateur radio operator -- a ham -- and I thought you might
  68. like to know about X, Y or Z." Make it short. Be credible. 
  69. Talk clearly. Answer any questions as concisely as you can.From a
  70. practical standpoint for the purposes of getting the attention of
  71. the press for your club, a club event, or even an individual ham,
  72. don't be shy. Speak right up. Tell the story quickly and
  73. completely. If you are writing a press release, follow these
  74. simple guide lines: 
  75. * Be sure it is typed.* Be sure your spelling and grammar are
  76. clean. 
  77. * Be sure you have all the names spelled correctly. 
  78. * Be sure to put your name, address and phone number at the top
  79. of the page.
  80. * Try not to make the release more than one page...double spaced.
  81. * The first paragraph should answer the who, what, when, where
  82. and why (or how). If you are sending photo, be sure it is in
  83. focus.
  84. * Be sure that you have identified exactly what is going on in
  85. the picture. 
  86. * Be sure to identify everyone in the photo from left to right.
  87. * Be sure to include call signs, if appropriate.If you are trying
  88. to get publicity for an event that you know is coming up, let the
  89. press know about that event at least 10 days in advance.If you
  90. can start the "feeding" 20 days in advance and keep updated
  91. stories, or new twists coming at 5 day intervals.
  92. We've touched on some of the nuances of publicity, or routine
  93. press.
  94. Now, lets talk for a few minutes about Emergency PR. That is a
  95. little different. 
  96. Let's take an incident or two that we are all familiar with.The
  97. Loma Prieta earthquake comes to mind. How do we handle that sort
  98. of a situation?
  99. First of all, Loma Prieta came under the Incident Command System.
  100. And that puts an entirely different perspective on publicity and
  101. PR for our egos. 
  102. In any ICS event there can be only ONE VOICE. Don't ever forget
  103. that I said, ONE VOICE. A one-voice story comes from the Public
  104. Information Officer ONLY. That's the one voice I am talking
  105. about.
  106. If you are doing your job as a communication specialist, the
  107. chances are that at some point the press will poke its nose into
  108. your "bailiwick" and will want to know what is going on. It is
  109. the absolute right of the press under the First Amendment to the
  110. United States Constitution to know and report what is going on in
  111. the public domain. That is Freedom of the Press.
  112. In any situation in which we are working under the ICS system,
  113. and that will usually be the case in disasters or severe
  114. emergencies from here on out, what we say MUST be cleared with
  115. the Public Information Officer who speaks for the entire
  116. incident.
  117. The reason, simply, is consistency. We can't have, for instance,
  118. one fireman saying that the fire is "under control" and another
  119. fireman saying, "all hell is going to bust loose any minute." We
  120. can't have a cop saying "the situation is under control" when
  121. another cop says "the gunman is still armed, has five more rounds
  122. of ammo and two grenades." Or, one weatherman saying "the eye of
  123. the storm has passed" and another saying, "You have not seen the
  124. worst of it yet!"
  125. The single voice system is the ICS way of controlling rumors. We
  126. don't want to be part of any rumor mill. What we must do with the
  127. press if they show up is to assign one member of the ham radio
  128. community to interface with the Incident Public Information
  129. Officer and the Press. It may sound cumbersome, and it can be,
  130. but it can also protect our credibility with the community, and
  131. with the press, and the Incident Commander. The IC will
  132. appreciate our attention to this matter.How do we go about this
  133. delicate task of telling our side, and continuing to feed that
  134. oat and honey mixture to the press? First of all, agree at your
  135. location how the press will be handled -- and by whom. Know who
  136. the public information officer is and how to get hold of him
  137. pronto.
  138. Tell the press officer you have a member of the press on site,
  139. and relay the press request. Usually you can get a quick
  140. "statement for use if asked" from the PIO on site.Stay within the
  141. accepted and acknowledged guidelines for what can and can't be
  142. said.Now, tell the press exactly what it is you are doing to aid
  143. the situation. Explain any interesting equipment or tactics.
  144. Remember, what may be routine to you, such as using ATV, or
  145. packet, or using a computer to send a Morse message, may peak the
  146. interest of the reporter. TV is another facet of this wonderful
  147. game. A few tips:* Look directly at the reporter, not the lens of
  148. the camera. * Be absolutely relaxed. * Keep your answers very
  149. very short and to the point.
  150. What I have attempted to give you is a very quick glimpse into
  151. the care and feeding of press for our own public relations.Every
  152. incident is unique, but the simple matter is that if we feed and
  153. care for the press with "good stuff" before an incident, then in
  154. an incident you can bet your bottom dollar that the press won't
  155. forget you.
  156. Summing it all up: If we have a story to tell -- outside of the
  157. an ICS incident -- tell it as best you know how. Keep It Simple
  158. Stupid (KISS) when dealing with the press.If you need PR or press
  159. during an ICS incident, be sure you go through proper channels.
  160. Let's not cross thread the brass screw. RB128 to 186 
  161.